Ein Notfallordner hält fest, wie Ihr Betrieb während Ihrer Abwesenheit weiterarbeiten kann. Er verbindet Aufgaben mit Ansprechpartnern und den nötigen Unterlagen. Ob Sie Papier oder eine digitale Ablage wählen: Entscheidend ist, dass Ihre Vertretung die Informationen findet und damit etwas anfangen kann.

Beginnen Sie mit der nächsten Arbeitswoche

Sie müssen nicht sofort sämtliche Verträge und Abläufe zusammentragen. Nehmen Sie Ihren Kalender und die laufenden Aufgaben zur Hand. Was kann warten, was braucht eine Entscheidung? Ordnen Sie die wichtigsten Punkte diesen sechs Bereichen zu:

  1. Aufgaben und Fristen. Notieren Sie anstehende Zahlungen, zugesagte Lieferungen und feste Termine. Schreiben Sie dazu, was konkret zu tun ist. „Lieferung prüfen und Kunde informieren“ hilft mehr als „Auftrag Müller“.
  2. Vertretung und Entscheidungen. Wer übernimmt den ersten Überblick? Wer kümmert sich um Personal, Kunden oder den Zahlungsverkehr? Halten Sie auch fest, welche Entscheidungen vorher mit anderen abgestimmt werden müssen.
  3. Erreichbare Ansprechpartner. Sammeln Sie Namen, Telefonnummern und Zuständigkeiten bei Steuerberatung, Bank, IT und wichtigen Geschäftspartnern. Eine allgemeine Firmenadresse reicht nicht immer, wenn es schnell gehen muss.
  4. Unterlagen und Ablageorte. Verweisen Sie auf aktuelle Verträge, Auftragsübersichten und Anleitungen. Benennen Sie den genauen Ordner oder Ablageort und die zuständige Person. Vermeiden Sie Kopien, deren Stand später niemand mehr kennt.
  5. Zugänge und Befugnisse. Klären Sie, ob die Vertretung die benötigten Anwendungen und Unterlagen tatsächlich öffnen kann und die vorgesehenen Aufgaben übernehmen darf. Ein Passwort allein beantwortet diese Fragen nicht.
  6. Pflege und Prüfung. Bestimmen Sie, wer den Ordner aktualisiert. Planen Sie einen gemeinsamen Durchgang und eine nächste Überprüfung, beispielsweise in drei Monaten. Ändert sich vorher etwas Wichtiges, passen Sie es gleich an.

Information, Zugriff und Befugnis getrennt klären

Ein Beispiel: Ihre Vertretung weiß, dass am Freitag eine Rechnung fällig ist. Sie braucht außerdem den richtigen Beleg, einen passenden Zugang und die Befugnis, die Zahlung zu veranlassen. Fehlt eines davon, bleibt die Aufgabe liegen.

Schreiben Sie deshalb keine Passwörter in die ausgedruckte Übersicht. Halten Sie fest, wie die vorgesehene Person ihren Zugang erhält. Wer vertrauliche Informationen sehen und welche Entscheidungen treffen darf, klären Sie mit den Beteiligten. Fragen zu Vollmachten und rechtlichen Befugnissen gehören in die entsprechende fachliche Beratung.

Gehen Sie eine Aufgabe gemeinsam durch

Lassen Sie Ihre Vertretung anhand der Unterlagen eine typische Aufgabe nachvollziehen, ohne dabei eine echte Zahlung oder Bestellung auszulösen. Findet sie den Beleg? Ist klar, wen sie fragen kann? Ergänzen Sie die Stellen, an denen Rückfragen entstehen. So wird aus einer Sammlung eine verständliche Anleitung.

Firmentresor kann Sie dabei unterstützen, Dateien und Notizen für vorgesehene Empfänger vorzubereiten und ihre Weitergabe zu planen. Die Zuständigkeiten und Befugnisse legen Sie selbst fest. Warum wir diese Vorbereitung unterstützen, erläutert die Projektseite.