In vielen Unternehmen gibt es bereits eine Vertretung. Trotzdem fehlt im entscheidenden Moment etwas: ein Ansprechpartner, eine aktuelle Anleitung oder eine wichtige Unterlage. Die Informationen sind vorhanden, liegen aber in verschiedenen Postfächern, Ordnern oder im Kopf einer einzigen Person.
Genau hier setzt Firmentresor an. Wir möchten es Ihnen leichter machen, wichtiges Firmenwissen für Ihre Vertretung vorzubereiten. Damit diese Person nicht erst suchen und nachfragen muss, wenn Sie gerade nicht helfen können.
Was Ihre Vertretung wirklich braucht
Eine Anleitung für die ersten Tage ist oft wertvoller als ein voller Aktenordner. Welche Zahlungen sind dringend? Wer kennt die laufenden Aufträge? Wen kann Ihre Vertretung bei der Bank, der Steuerberatung oder dem IT-Dienstleister anrufen?
In Firmentresor hinterlegen Sie solche Informationen als Dateien und Notizen verschlüsselt. Sie bestimmen, wer welche Inhalte erhalten darf. Vielleicht braucht Ihre kaufmännische Leitung die Übersicht der laufenden Verpflichtungen, während Ihre Geschäftspartnerin bestimmte Verträge erhält. Nicht jede Person muss alles sehen.
Heute festlegen, was später passieren soll
Sie legen fest, wann Firmentresor bei Ihnen nachfragt und wie viel Zeit Sie für eine Antwort haben. Bleibt Ihre Rückmeldung aus, folgen zunächst Erinnerungen und anschließend Ihre vorbereiteten Kontakt- und Freigabeschritte.
Für sensible Unterlagen können Sie vorsehen, dass zwei von drei benannten Vertrauenspersonen zustimmen müssen. So lassen sich Menschen einbeziehen, die die Situation persönlich klären können. Firmentresor selbst kennt den Grund für eine ausbleibende Antwort nicht. Eine vergessene Rückmeldung und ein tatsächlicher Ausfall lassen sich für die Anwendung nicht unterscheiden.
Ein Plan, den die Beteiligten kennen
Gute Vorbereitung beginnt mit einem Gespräch: Wer übernimmt welche Aufgaben? Welche Informationen werden dafür gebraucht? Was sollte nur unter bestimmten Bedingungen zugänglich werden?
Die vorgesehenen Empfänger richten ihren Zugang gemeinsam mit Ihnen ein. Anschließend können Sie eine Freigabe mit einem gekennzeichneten Test prüfen. So wissen die Beteiligten, wie sie an die für sie bestimmten Unterlagen kommen. Halten Sie die Inhalte aktuell, etwa wenn Ansprechpartner wechseln oder neue Verpflichtungen hinzukommen.
Firmentresor unterstützt die Vorbereitung und Weitergabe von Informationen. Wer Entscheidungen treffen oder Zahlungen ausführen darf, klären Sie zusätzlich. Auch die nötigen Vollmachten und eigene Zugänge zu Ihren betrieblichen Anwendungen gehören zur Vorbereitung.
Mit den ersten Tagen anfangen
Sie müssen nicht jedes Detail Ihres Unternehmens auf einmal dokumentieren. Beginnen Sie mit den Aufgaben, die bei Ihrer Abwesenheit nicht liegen bleiben dürfen. Schreiben Sie auf, was Ihre Vertretung dazu wissen muss, und gehen Sie die Liste gemeinsam durch.
Unser Ratgeber zum Notfallordner fürs Unternehmen zeigt, welche Informationen zuerst dazugehören. Die Checkliste können Sie ausdrucken und mit Ihrer Vertretung durchgehen.
Wenn Sie zuerst einen Blick in die Anwendung werfen möchten, zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte mit Demo-Ansichten und einem kurzen Video.
Unser Ausfallcheck hilft Ihnen, die offenen Fragen zu erkennen. Wenn Sie bereits wissen, wo die Lücken liegen, besprechen wir mit Ihnen, wie Firmentresor in Ihre Vorbereitung passt. Ob wir den Betrieb übernehmen oder Ihre eigene IT einbeziehen, klären wir dabei gemeinsam.