Was zuerst zu tun ist
Eine Anleitung für die ersten Tage: Welche Zahlungen stehen an? Welche Termine dürfen nicht verpasst werden? Wo liegen die nötigen Unterlagen?
Vorsorge für Ihr Unternehmen
Ihr digitaler Notfalltresor. Wichtige Firmendaten sicher hinterlegen.
Wenn Sie längere Zeit ausfallen, braucht Ihre Vertretung die richtigen Informationen. Hinterlegen Sie Verträge, Ansprechpartner und Anleitungen verschlüsselt. Sie bestimmen, wer welche Unterlagen erhalten darf und was vorher passieren soll.
- Auf Ihrem Gerät verschlüsselt
- Empfänger selbst bestimmen
- Bei uns oder auf Ihrem Server
Ihre Vertretung
Beispiel
Ist alles in Ordnung?
Zum Beispiel täglich um 09:00 Uhr: „Mir geht es gut“ in der App bestätigen.
- 1 Zuerst an Sie erinnernPer App und zusätzlich per E-Mail
- 2 Ihre Vertretung informierenWenn Sie innerhalb Ihrer Fristen nicht antworten
- 3 Unterlagen freigeben lassenIn diesem Beispiel erst, wenn zwei von drei Vertrauenspersonen zustimmen
Sie wählen die Fristen, die Empfänger und die Art der Freigabe.
Für den Fall, dass Sie fehlen
Was müsste Ihre Vertretung wissen?
Oft weiß nur eine Person, wo wichtige Unterlagen liegen und was als Nächstes zu tun ist. Mit Firmentresor bereiten Sie diese Informationen für Ihre Vertretung vor.
Wer weiterhelfen kann
Die richtigen Ansprechpartner bei Steuerberatung, Bank, IT und wichtigen Lieferanten – mit Zuständigkeiten und Kontaktdaten.
Welche Unterlagen gebraucht werden
Verträge, Vollmachten, Zugangsinformationen und andere vertrauliche Dateien. Sie ordnen jedem Inhalt die vorgesehenen Empfänger zu.
Wichtiges Firmenwissen hängt oft an einer Person. Lesen Sie, wofür wir Firmentresor entwickelt haben und wie Sie Ihre Vertretung vorbereiten.
Welche Informationen gehören zuerst in Ihre Vorbereitung? Unser Ratgeber zum Notfallordner enthält eine Checkliste zum Ausdrucken.
Wie gut ist Ihr Unternehmen heute vorbereitet? Prüfen Sie sieben typische Situationen im Ausfallcheck.
Ihre vertraulichen Informationen
Sicher aufbewahren. Bewusst weitergeben.
Verträge und Zugangsinformationen gehören nicht in ein offen zugängliches Dokument. Firmentresor verbindet verschlüsselte Aufbewahrung mit einer Freigabe, die Sie selbst vorbereiten.
Verschlüsselt, bevor es Ihr Gerät verlässt.
Dateien und Notizen werden bereits auf Ihrem Computer oder Smartphone verschlüsselt. Auf dem Server liegen diese Inhalte nur in verschlüsselter Form.
- Sie bestimmen die Empfänger. Jeder Empfänger richtet vorher sein eigenes Konto und seinen Tresor-Schlüssel ein. Nach der Freigabe öffnet er den Inhalt auf seinem Gerät.
- Ihre eigene Tresor-Passphrase. Sie wählen die Passphrase selbst. Sie wird nicht an den Server übertragen und entsperrt Ihre Schlüssel auch auf weiteren Geräten nach der Anmeldung.
- Auf Wunsch entscheiden Menschen mit. Für sensible Inhalte können Sie die Zustimmung von zwei aus drei vorher bestimmten Vertrauenspersonen verlangen.
Dateien und Notizen sind verschlüsselt. Titel, beteiligte Personen, Größen und Bearbeitungsstände bleiben für die Verwaltung sichtbar. Bewahren Sie Ihre Notfallsicherung und den zugehörigen Wiederherstellungscode getrennt auf.
So funktioniert Firmentresor
Sie legen heute fest, was später passieren soll.
Zu Ihren selbst gewählten Zeiten fragt die App: „Ist alles in Ordnung?“ Sie öffnen die Nachfrage und wählen „Mir geht es gut“. Diese kurze Bestätigung nennen wir Rückmeldung oder Check-in. Wie viel Zeit Sie zum Antworten haben, bestimmen Sie selbst.
Informationen hinterlegen
Legen Sie Dateien und Notizen in Ihrem digitalen Tresor ab. Wählen Sie die Personen aus, die den jeweiligen Inhalt erhalten dürfen.
Rückmeldung einplanen
Wählen Sie passende Termine, Erinnerungen und Antwortfristen. Die App fragt bei Ihnen nach; zusätzlich ist eine Erinnerung per E-Mail vorgesehen.
Die nächsten Schritte bestimmen
Bleibt Ihre Antwort aus, folgen die gespeicherten Schritte: zum Beispiel die Vertretung informieren und danach bestimmte Unterlagen zur Freigabe bereitstellen.
Eine Rückmeldung vergessen? Zuerst wird erinnert.
Das Handy ist lautlos oder ein Termin dauert länger: Eine Antwort kann auch im Alltag ausbleiben. Deshalb fragt Firmentresor per App und zusätzlich per E-Mail nach. Erst wenn die von Ihnen festgelegten Antwortfristen ablaufen, folgen Ihre Kontakt- und Freigabeschritte.
Firmentresor erkennt nicht, warum Sie nicht antworten. Soll vor einer Freigabe noch jemand die Situation prüfen, wählen Sie die zusätzliche Zustimmung von zwei aus drei Vertrauenspersonen.
In Ruhe vorbereiten
Wer wird informiert? Wer bekommt welche Unterlagen?
Sie entscheiden das, bevor es darauf ankommt. Die Zeitvorschau zeigt, wann die einzelnen Schritte frühestens stattfinden. Bei Versandproblemen kann sich der Ablauf verzögern oder pausieren.
- Termine und Antwortfristen wählen
- Kontakte und Unterlagen zuordnen
- Zusätzliche Zustimmung bei Bedarf einschalten
- Die Freigabe mit einem gekennzeichneten Test prüfen
Mein Plan für die Vertretung
Beispiel
1
Wann bei mir nachfragen?„Mir geht es gut“ in der App bestätigen
Täglich · 09:00
2
Wie lange auf mich warten?Erinnerungen per App und E-Mail
Eigene Fristen
3
Wer soll danach helfen?Kontakt und Unterlagen auswählen
Meine Vertretung
Nachricht
Vertretung per E-Mail informieren„Bitte versuchen Sie, mich zu erreichen.“
Unterlagen
Anleitung zur Weiterführung des BetriebsFreigabe nach Zustimmung von zwei aus drei Vertrauenspersonen
Zugriff für die richtigen Personen
Sie entscheiden, wie Unterlagen freigegeben werden.
Ist die Freigabe bereit, erhält Ihr Empfänger eine E-Mail. Er meldet sich bei Firmentresor an, nimmt die Freigabe an und öffnet die Inhalte mit seinem zuvor eingerichteten Schlüssel.
Nach Ihrem vorbereiteten Plan
Nach Ablauf Ihrer festgelegten Schritte kann der benannte Empfänger den Inhalt annehmen. Eine weitere Zustimmung durch Vertrauenspersonen ist dabei nicht erforderlich.
- Sie legen die Empfänger im Voraus fest
- Jeder Empfänger nimmt seine Freigabe selbst an
- Die Inhalte werden auf seinem Gerät entschlüsselt
Zwei von drei entscheiden mit
Sie bestimmen drei Vertrauenspersonen. Mindestens zwei müssen zustimmen, bevor der Empfänger die Freigabe annehmen kann.
- Für besonders sensible Unterlagen
- Die benannten Personen können die Situation vorher persönlich klären
- Auch hier öffnet der Empfänger die Inhalte mit seinem eigenen Schlüssel
Können Empfänger die Unterlagen auch herunterladen?
Ja. Nach der Annahme können Empfänger die Inhalte auf ihrem Gerät öffnen und ein passwortgeschütztes ZIP-Archiv erstellen. Dieses Archiv lässt sich auch an das eigene Postfach senden. Das Passwort wird nicht mitversendet.
Bis 10 MiB kommt das Archiv als E-Mail-Anhang, darüber als Download-Link mit Anmeldung. Das zusätzlich erstellte Versandarchiv wird nach Widerruf oder spätestens 72 Stunden vom Server entfernt. Das betrifft nicht die ursprünglichen Tresorinhalte. Bereits gespeicherte Dateien und versandte Anhänge lassen sich nicht zurückholen.
Was brauchen meine Empfänger vor der ersten Freigabe?
Die vorgesehenen Personen benötigen ein Konto in Ihrem Firmentresor und einen eingerichteten, geprüften Tresor-Schlüssel. Erst dann können Sie sie als Empfänger auswählen. So bereiten Sie den Zugriff gemeinsam vor.
Für die spätere Entschlüsselung müssen die passenden Schlüssel verfügbar sein. Ein Admin kann verlorene Schlüssel nicht durch Zurücksetzen des Kontozugangs ersetzen. Deshalb gehören die Einrichtung und die Notfallsicherung zur Vorbereitung.
Passend zu Ihrer IT
Bei uns betrieben oder auf Ihrem eigenen Server.
Sie nutzen Firmentresor im Browser oder als installierbare Web-App. Wo Ihr Firmentresor betrieben wird, entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrer IT.
Wir übernehmen den Betrieb
Sie erhalten einen eigenen Firmentresor für Ihr Unternehmen. Wir richten ihn ein und übernehmen die vereinbarten Betriebsaufgaben.
- Bereitstellung und Updates durch Firmentresor
- Vereinbarter Platz für Ihre Unterlagen und Ihr Team
- Ein persönlicher Ansprechpartner
Firmentresor in Ihrer IT
Sie hosten Firmentresor auf einem geeigneten eigenen Server und verantworten den Betrieb. Ihr Team nutzt dieselbe Anwendung wie bei der von uns betriebenen Variante.
- Betrieb auf Ihrem Server
- Dieselben Funktionen für Ihr Team
- Updates und Backups in Ihrer Verantwortung
Welche Variante passt, klären wir im Gespräch. Zuständigkeiten und Datensicherung werden vor der Einrichtung vereinbart. Wenn Sie für Inhouse Unterstützung bei Installation, Updates oder Betrieb wünschen, kann ITholics passende IT-Dienstleistungen gesondert mit Ihnen vereinbaren.
Preise, Leistungen und Einrichtung vergleichen. Unser Vergleich mit anderen Wegen der Notfallvorsorge hilft Ihnen bei der Entscheidung.
Gemeinsam vorsorgen
Was braucht Ihre Vertretung, wenn Sie ausfallen?
Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Unternehmen. Wir besprechen mit Ihnen, welche Informationen Sie absichern möchten und wie Firmentresor dazu passt. Die passende Betriebsform klären wir dabei gemeinsam.
- Keine Registrierung
- Persönliche Rückmeldung
- Keine Werbemails
Ihr Ansprechpartner: ITholics GmbH
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